الإتصالات الإدارية

 

  المهام الرئيسية :

 1 -  الإشراف المباشر على أعمال الوارد والصادر

 2 - تنظيم إجراءات استلام وتسليم كل ما يرد إلى للعمادة من معاملات، ووثائق، ومراسلات، ومواد بريدية، ومطبوعات، ونشرات، وقيدها، وتسجيلها إلكترونيًّا 

 3 - عدم فض المراسلات الخاصة  والسرية إلا من الإدارة المعنية، ومن ثم عرضها على مدير الإدارة للإطلاع 

 4 - إحاله المراسلات بموجب نموذج إحالة إلى المدير العام للشرح عليها، وتوجيهها إلى الإدارات المعنية بالإدارة العامة حسب الاختصاص

 5 - استلام جميع المعاملات والمراسلات والخطابات الصادرة من الإدارات المعنية بالعمادة وتسجيلها إلكترونيًّا، وتصديرها وإرسالها إلى الجهة المعنية خارج العمادة، وكذلك تنظيم إجراءات متابعة ما تم بشأنها مع الإدارات المعنية بشكل دوري؛ للتمكن من الرد عن أي استفسار بشأنها

 6 - تنظيم إجراءات تسليم وإرسال المعاملات والمراسلات والمخاطبات وكافة المواد البريدية إلى الجهات المعنية داخل الجامعة وخارجها، بالتنسيق مع المراسل ، وكذلك تنظيم إجراءات الإرسال عن طريق القنوات الإلكترونية المختلفة مثل الفاكس والبريد الإلكتروني

 7 - فهرسة، وحفظ، كافة الوثائق والمعاملات والمراسلات الواردة والصادرة من العمادة وإليها، وكذلك المطبوعات والنشرات الدورية والمواد البريدية الأخرى، وذلك وفق نظام يسهل العودة إليها عند الحاجة

 8 - تنظيم آلية الرد على الاستفسارات والتعقيبات المتعلقة بما ورد وصدر من العمادة ، وتزويد العمادة  بصور منها وفقًا للتعليمات المنظمة لذلك

 9 - تنظيم آلية الرد على المراجعين، وتوجيههم الى الجهه المعنية 

 10 - إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحات التطوير ورفعها إلى مدير الإدارة

 11 -  تنظيم إجراءات تدقيق ومراجعة ومتابعة إرسال واستقبال المعاملات والمخاطبات الوزارية المطلوب توقيعها من معالي الوزير أو نائبه أو الوكيل المساعد

 12 - القيام بأية مهام يرى العميد أو مدير الإدارة  تكليفه بها لمصلحة العمل